Informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679
La presente informativa è resa ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito il “GDPR”), in merito al trattamento, da parte di Koinè Consult S.r.l. (di seguito lo “Studio” o “Koinè”), dei dati personali di dipendenti/collaboratori/amministratori (gli “interessati”) di soggetti persone giuridiche private o altri enti che abbiano con lo Studio un rapporto come clienti (anche potenziali), fornitori (anche potenziali), consulenti o di altra natura (“Rapporto”).
La presente informativa non si riferisce al trattamento dei dati di clienti persone fisiche.
- Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
- Titolare del trattamento è Koinè Consult S.r.l., con sede in via Zanolini 36AB, 40136 Bologna, codice fiscale e P. IVA 03310671205.
- Il titolare può essere contattato anche via e-mail all’indirizzo segreteria@koineconsult.com
- Finalità dei trattamenti e relative basi giuridiche
- Si riportano di seguito le finalità per le quali i dati personali dell’interessato saranno trattati dallo Studio, indicando la base giuridica applicabile a ciascuna di esse.
- i dati dell’interessato saranno trattati per la finalità di comunicazione con l’interessato nell’ambito della negoziazione, stipula, rinnovo, gestione, esecuzione e cessazione del Rapporto, nonché della gestione di adempimenti fiscali, previdenziali e di legge relativi al Rapporto, e la gestione di eventuali controversie. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per il perseguimento del legittimo interesse di Koinè a comunicare tramite l’interessato con il soggetto che sia controparte nel Rapporto, nonché di quest’ultimo a che lo Studio interagisca con l’Interessato nell’ambito del Rapporto.
- i dati dell’interessato potranno essere trattati per la gestione e l’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica del cliente e conservazione dei dati di cui al D. Lgs. 231/07 e altra normativa applicabile, qualora l’interessato rivesta una posizione rilevante ai fini di tale normativa; il trattamento è lecito in quanto necessario per l’adempimento di un obbligo legale.
- I dati dell’interessato saranno trattati per svolgere attività di promozione e/o marketing:
- per l’invio di comunicazioni informative su novità legislative e/o giurisprudenziali, e/o novità relative allo Studio e alle relative attività e organizzazione;
- che consistono in indagini di mercato svolte da società o enti che curino pubblicazioni cartacee o elettroniche aventi carattere promozionale, attraverso interviste a nominativi forniti dallo Studio (ad es. referenti di clienti e altri professionisti).
Il trattamento per finalità di promozione e/o marketing è lecito in quanto necessario per il perseguimento del legittimo interesse dello Studio ad ottenere nuovi incarichi professionali e promuovere la sua attività e la sua immagine presso i clienti o potenziali clienti, con modalità conformi alla comune prassi del settore degli studi, commerciali, tributari, di consulenza del lavoro e legali, e non essendo tale interesse pregiudizievole per i diritti e gli interessi dell’Interessato.
- I dati dell’interessato (inclusi dati e metadati trattati nell’ambito di scambio di corrispondenza elettronica) vengono infine trattati dallo Studio (o da soggetti appositamente incaricati che trattano i dati per conto dello Studio, quali ad es. fornitori di servizi di manutenzione dei sistemi hardware e software) nell’ambito di operazioni più generali sui sistemi informativi di Koinè finalizzate alla conservazione sicura dei dati, e segnatamente attraverso operazioni di back-up e conservazioni in data center e archivi differenziati. Tale trattamento è lecito in quanto necessario per il perseguimento del legittimo interesse dello Studio alla sicurezza dei propri sistemi informatici e archivi cartacei, e tale interesse non viola diritti e libertà fondamentali degli interessati.
II conferimento di dati personali da parte dell’interessato ha natura obbligatoria per le finalità indicate ai punti 2.1.a), 2.1.b) e 2.2. Un eventuale rifiuto dell’interessato di fornire i dati, seppur legittimo, potrebbe impedire la comunicazione con l’interessato.
- Modalità di trattamento
- I dati sono trattati con l’ausilio di supporti informatici e cartacei nei modi necessari per perseguire le finalità per cui sono stati raccolti.
- Il trattamento dei dati avviene con procedure idonee a tutelarne la riservatezza e consisterà nella loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, interrogazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione degli stessi comprese la combinazione di due o più delle attività suddette. I dati saranno trattati anche con strumenti informatici e telematici e conservati con predisposizione di idonee misure sicurezza conformemente a quanto disposto dalla normativa vigente, al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Le misure di sicurezza saranno adeguate nel tempo in conformità alla legge e alla evoluzione tecnica del settore.
- Ai responsabili del trattamento designati dallo Studio e ai dipendenti e collaboratori autorizzati al trattamento dei dati saranno impartite adeguate istruzioni, con particolare riferimento all’adozione delle misure adeguate di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. In ogni caso, saranno rivelati loro soltanto quei dati personali necessari per lo svolgimento delle loro specifiche funzioni.
- Destinatari dei dati personali
- I trattamenti dei dati effettuati possono comportare la comunicazione di dati dell’Interessato a soggetti terzi (diversi dai dipendenti e collaboratori di Koinè incaricati del trattamento), che ove necessario vengono nominati responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR.
- La comunicazione a terzi dei dati personali dell’Interessato potrà avvenire per tutte le finalità di cui al punto 2. Più precisamente:
- per le finalità di comunicazione con l’interessato e di gestione di adempimenti fiscali e di legge e la gestione di eventuali controversie relativi al Rapporto, i dati potranno essere comunicati a clienti, potenziali clienti, controparti e/o relativi difensori o consulenti, soggetti operanti nel settore giudiziario, collegi di arbitri e organi di giustizia, altri professionisti, consulenti, fornitori, contatti dello Studio, imprese o associazioni che forniscono a Koinè servizi informatici, di archiviazione o di altra natura, istituti di credito, enti pubblici e autorità, enti previdenziali e/o assicurativi;
- per adempiere a specifici obblighi previsti dalla legge e da altre disposizioni vincolanti i dati potranno essere comunicati ad altri professionisti, consulenti, enti pubblici e autorità, imprese che forniscono a Koinè servizi informatici, di archiviazione o di altra natura;
- per le finalità di promozione e/o marketing, i dati potranno essere comunicati a società che gestiscono pubblicazioni (anche online) relative al mercato legale, associazioni o enti di promozione dell’attività di scambio di servizi legali, network a cui appartenga lo Studio;
- per garantire la sicurezza dei sistemi informatici dello Studio e degli archivi dello stesso, i dati potranno essere comunicati a consulenti e imprese che gestiscono il sistema informatico di Koinè e che forniscono servizi a Koinè; e in tutti i casi che precedono i dati potranno essere comunicati a imprese che gestiscono sistemi di comunicazione e/o di trasmissione elettronica di documenti e, in genere, a tutti i soggetti per i quali la comunicazione sia necessaria al fine di perseguire le finalità menzionate o venga comunque richiesta dall’Interessato.
- I dati personali conferiti non saranno soggetti a diffusione.
- I destinatari dei dati personali sono tutti ubicati nello Spazio economico europeo (SEE), eccezion fatta per i casi menzionati nel punto 5 che segue.
- Trasferimento di dati all’estero
- I dati dell’interessato potranno essere trasferiti in Paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, per i quali esista una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 del GDPR, ed entro i limiti di tale decisione di adeguatezza.
- Limitatamente alla finalità di cui ai punti 2.1.a) e 2.1.c), qualora l’interessato debba essere messo in contatto con un soggetto terzo, nell’ambito del Rapporto, e tale soggetto terzo sia situato in un Paese non appartenente allo Spazio economico europeo e per il quale non esista una decisione di adeguatezza e non esistano garanzie adeguate, il trasferimento potrà avvenire solo previo consenso dell’Interessato.
- Periodo di conservazione dei dati
- I dati anagrafici e di contatto dell’Interessato saranno conservati nel database gestionale dello Studio per tutta la durata del Rapporto e, allo spirare del decimo anno solare successivo alla cessazione, per qualsiasi causa, del Rapporto (o, in caso di pluralità di Rapporti, all’ultima cessazione), cancellati o anonimizzati.
- Lo Studio conserverà nei propri archivi i dati personali dell’Interessato contenuti nella corrispondenza e nei documenti, cartacei ed elettronici, scambiati con l’Interessato nell’ambito di un Rapporto, per un periodo massimo di 10 anni dalla fine dell’anno solare nel quale sia cessato il Rapporto. Scaduto tale periodo, i documenti cartacei saranno distrutti e i documenti elettronici saranno cancellati dagli archivi.
- I dati trattati per la finalità di cui al punto 2.1.b) saranno conservati nell’archivio antiriciclaggio dello Studio per tutta la durata del Rapporto e, allo spirare del decimo anno solare successivo alla cessazione, per qualsiasi causa, del Rapporto (o, in caso di pluralità di Incarichi, all’ultima cessazione), cancellati o anonimizzati.
- Lo Studio conserverà copia delle comunicazioni di cui al punto 2.1.c) per un periodo di 5 (cinque) anni.
- In tutti i casi che precedono, si evidenzia che le copie di back-up degli archivi dello Studio sono conservate per un periodo massimo di 10 anni.
Diritti dell’Interessato
- L’interessato può esercitare nei confronti dello Studio i seguenti diritti:
L’Interessato può chiedere, in qualsiasi momento, quali dati che lo riguardano vengono trattati da Koinè, la finalità del trattamento, le categorie di dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati vengono trasmessi, il periodo di conservazione o i criteri utilizzati per determinare tale periodo nonché la loro origine se i dati non sono raccolti presso l’Interessato.
L’Interessato può chiedere la correzione dei dati inesatti ovvero, tenuto conto della finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, come previsto dall’art. 16 GDPR.
- diritto alla cancellazione o diritto all’oblio:
L’Interessato può chiedere la cancellazione dei dati trattati da Koinè nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, ad esempio quando i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati. Koinè non procederà però alla cancellazione dei dati laddove il trattamento sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui Koinè è soggetto (es. tenuta delle scritture contabili) oppure sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- diritto alla limitazione del trattamento:
L’interessato può chiedere che il trattamento dei dati sia limitato, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, ad esempio quando l’Interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a Koinè per verificare l’esattezza di tali dati.
L’Interessato ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati, compresa la profilazione, che avvenga sulla base del legittimo interesse; questo diritto però è previsto solo per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, che li deve dichiarare. In caso di opposizione, Koinè può continuare il trattamento nel caso in cui dimostri l’esistenza di propri motivi legittimi cogenti (i) per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’Interessato oppure (ii) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
L’Interessato che ritenga che il trattamento dei dati effettuato da Koinè violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Per l’esercizio dei suoi diritti, ciascun Interessato può rivolgersi a Koinè Consult S.r.l. all’indirizzo via Zanolini, 36 AB 40126 Bologna o via e-mail all’indirizzo segreteria@koineconsult.com